週刊博士課程

平成31年4月からアカデミアを目指して博士課程に進学する筆者が、研究生活等について徒然なるままに書こうと考えています。

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【研究室訪問のメールの書き方(記入例あり)】他大学の大学院に進学する方法〜研究室訪問依頼メール編

メール

本日は、学部生の研究室選択や他大学の大学院に進学するために、絶対必要な研究室訪問依頼メールについて書きたいと思います。

  

「研究室選択編」では、受験校決定までの道のりを書きましたが、理系の他大学の大学院を受験する時は、

基本的に受け入れ先である大学院の研究室の先生から受験の許可をいただかなければならないため、研究室訪問が常識で必須です。

 

 

ですが、この研究室訪問は、ハードルが高いんですよね。

指導教員の紹介や推薦があれば、研究室訪問はやりやすいのですが、私は、修士課程から、学部時代とは異なる分野の研究をしたかったため、必然的に指導教員の紹介などは期待できませんでした。

 

そのため、面識もない先生にいきなりメールをして、研究室訪問のお時間をとっていただく必要がありました。(今思えば、面識もない人が研究室訪問の依頼をしてくることは先生方にとっては日常茶飯事であるため、そんなに身構える必要はありませんでした。)

 

研究室訪問の理想的な時期(試験が学部4年の8月の場合)

私は学部3年生の1月から本格的に修士課程から進学したい研究室を探しはじめました。

そして3月の中旬に研究室訪問のお願いのメールを先方の先生にお送り致しました。

 

8月が試験日である場合、本来ならば、1月下旬から2月上旬に研究室訪問のお願いのメールを送り2月下旬に研究室訪問させていただくか、学部3年の12月までに訪問させていただくことが理想的です。

(学部3年生の8月に研究室訪問をしている人もいました。 )

 自分は3月に研究室訪問のお願いのメールを送信しましたが、結構遅すぎたかなと思います。

 

なぜ、1月下旬から2月上旬にメールをし、2月下旬に研究室訪問するのが理想的か…

それは、

  • 大学では、1月下旬から2月中旬は卒論・修論・博論審査期間としている大学が多いため、先方の先生方がかなり忙しい可能性がある。
  • 1月下旬から2月中旬は、先生だけでなく学生も実験や卒論・修論・博論審査の準備のため忙しく、入試関連や研究室生活の情報を得られにくい可能性がある。
  • 学生は、3月は春休みであるため、学生が研究室に不在で、入試関連や研究室生活の情報を得られにくい可能性がある。
  • 3月は春休み期間であるため、学会や海外出張する先生方が多く、研究室に不在である可能性が高い。
  • 4月は新学期のため、先生も学生も自分も何かと忙しい
  • 入試情報や研究室生活等の得られた情報から受験校の決定と受験対策を余裕を持って進められる。

からです。

また、先生や研究室の忙しさは、分野やその先生の地位にもよりますが、2月下旬から3月中に研究室訪問できれば、先方にも迷惑をかけず受験対策も余裕を持って行えると思います。

ただ、やはり最優先事項は、先方の先生の都合です。

先方の先生が「3月が良い」や「2月上旬が良い」とおっしゃった場合には、それに従うのが無難です。

 

 

研究室訪問〜メールの書き方編〜

 

それでは、研究室訪問のお願いのメールの書き方についてコツ等を紹介致します。

 

まずはじめに、私が実際に送ったメールを添付します。

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研究室訪問のお願いのために送った実際のメール(一部改変)


研究室訪問のお願いのメールで必ず必要な項目は9点

  • 大学から割り当てられたメールアドレスの使用推奨
  • わかりやすい件名
  • 先方の先生の専攻とお名前を最初に書く
  • 突然メールしたことを詫びる文章を入れる
  • 名乗る+自分が今していること(学生なら研究内容・社会人なら仕事内容)
  • 先方の研究室で行なっている研究に興味を持った理由
  • 研究室訪問のお願い+日時の提案
  • 締めの挨拶(どうぞよろしくお願い致します。)
  • 署名

先方の先生は私のことは知らないため、失礼のないようかつ慇懃無礼にならない程度に書きました。

先方の研究室で行われている研究は必ず調べて、メールに「何に対して興味を持ったか」を記載すると良いと思います。

また、メールをするタイミングですが、メールですので24時間大丈夫だと思います。ただ、夜遅くにメールを送信する場合は、最初の挨拶を「夜分遅くに突然のメール失礼致します」などとした方が無難かも知れません。

個人的には20時以降はプライベートな時間だと考えているため、よっぽどのことがない限り10時から20時あたりまでにメールを送信するようにしています。

 

 

 

研究室訪問のお礼

研究室訪問を終えたら、必ず研究室訪問の日か次の日中にお礼のメールを送りましょう。


実際に私が送ったメールはこちら

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研究室訪問のお礼のメール(一部改変)

 

お礼のメールに含めるべき項目は7点です。

  • 先方の先生のお名前
  • ビジネス文言(お世話になっております)+名乗る
  • 研究室訪問の時間を割いていただいたことへのお礼の文言
  • 研究室訪問で得られたこと・感想(具体的だとより良い)
  • 今後の進路等について
  • 締めの挨拶(今後ともよろしくお願い致します。)
  • 署名

 

お礼のメールは簡潔で大丈夫だと思いますが、必ずお礼の文言と研究室訪問で得られたことや感想は記載した方がいいと思います。

あと、締めの挨拶も忘れずに

 

また、研究室訪問では、服装や菓子折りを持っていくかなど気になると思います。

後日詳細を書こうと思いますが、私は襟付きのシャツ(私服)で訪問し、菓子折りは持っていきませんでした。

さらに、修士課程在学中にも、当研究室への大学院からの所属を希望している学生さんが研究室訪問した際の相談役を何回かしましたが、ほとんどが綺麗目の私服(襟付きシャツやロングスカート、パンツ)でした。菓子折りを持ってきた子は、研究室訪問にきた学生さん6人中1人だったような気がします。

 

基本的に大学院入試では面接が存在し、その前段階が研究室訪問だと思います。

やはり、研究室訪問で好印象を抱いていただいた方が、その後も上手くことが運びやすいかも知れません。

しかし、そこまで気張る必要はないと思います。変に気張るとそれこそ悪印象を与え兼ねません。

読者さんが、最低2年間は過ごす研究室です。訪問してみて変に緊張してしまうようでしたら、自分と先生の馬が合わない可能性も考えられます。

修士からの研究室生活がきつくなってしまうかも知れません。したがって、気張らず、礼節を欠かず、半分楽しむ感じで訪問した方が研究室や先生の雰囲気も分かり易く、自分にとってメリットになるのではないでしょうか。

 

また、私が所属している専攻の大学院入試は、面接が存在せず大学院入試の点数のみで合否が判断されました。内部生徒の点数勝負のガチンコ勝負でした。

そのような場合でも、やはり研究室訪問は入試合格後の先生との関係性を良好にするためにも重要でした。

 

オープンラボ参加にメールは送るべき?

おそらく、オープンラボに参加する場合は、事前にメールする必要はないと思います。

オープンラボは大学が行う正規の大学院説明会であることがほとんどであると思われます。

ですので、わざわざメールを必要する必要はないと思います。

(説明会の要項などに、研究室訪問は個別にアポイントをとってくださいと書かれている場合だけ、相手先の研究室の先生にメールをお送りすればいいと思われます。)

 

 

最後に

研究室訪問、緊張するのは仕方ありませんが、楽しんできてください!

 

以上研究室訪問メール編でした。

 

 

 

次の記事>>>>>研究室訪問時の服装とお土産について

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イタリア旅行についても記事を書いていますので御一読いただければ幸いです。

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